Infografis - 10 Tips Meeting Aman Lewat Aplikasi Zoom

infografis-10-tips-meeting-aman-lewat-aplikasi-zoom_B2VQ.jpeg

10 Tips Meeting Aman Lewat Aplikasi Zoom


Berikut beberapa hal yang perlu Anda ketahui untuk menjaga meeting online Anda tetap aman, nyaman, dan terkendali.

1. Menyalakan Fitur Waiting Room

Salah satu cara untuk membuat meeting Anda aman dan nyaman adalah dengan menyalakan fitur Waiting Room. Fitur ini memudahkan Anda untuk melihat siapa saja hadirin Anda, serta memungkinkan Anda untuk memilih hadirin yang boleh bergabung di meeting Anda, sehingga tidak sembarangan orang dapat masuk.

2. Jangan Gunakan Personal Meeting ID Anda untuk Public Meetings

Untuk Public Meetings, Anda harus selalu membuat jadwal meeting yang baru dengan meeting ID yang dibuat secara acak. Dengan begitu, hanya orang-orang yang di undang saja yang dapat mengikuti meeting Anda.

3. Maksimalkan Security Menu

Opsi keamanan atau security menu terletak pada satu tombol di in-meeting menu. Dalam menu ini Anda dapat: Mengunci meeting, Membuka Waiting Room, dan mengatur hadirin.

4. Hanya Ijinkan Pengguna yang Telah Ter-registrasi 

Ketika membuat jadwal meeting, Anda dapat membuat kententuan bagi para hadirin untuk melakukan registrasi menggunakan email, nama, dan beberapa pertanyaan. Anda juga dapat men-desain registration page dengan banner atau logo.

5. Kontrol Screen Sharing

Aplikasi Zoom memberikan Anda kemudahan untuk mengatur layar tatap muka bagi para hadirin. Anda dapat membuat para hadirin untuk menyalakan layar tatap muka atau mematikannya sehingga hanya Anda yang dapat menyalakan layar tatap muka tersebut. Fitur ini dapat di matikan dan dinyalakan pada screen sharing menu, ataupun lewat security menu.

6. Nonaktifkan Private Chat

Ketika sebuah meeting berlangsung, adanya ruang chat atau ruang obrolan lainnya dapat membuat sebuah dimensi lain yang bersamaan dengan jalannya meeting Anda. Fitur ruang chat ini dapat digunakan untuk sesi tanya jawab, namun jika dianggap mengganggu jalannya meeting, Anda dapat menonaktifkan ruang chat tersebut.

7. Mute atau Bisukan Hadirin

Aplikasi Zoom memungkinkan Anda untuk mute atau membisukan device para hadirin. Anda juga dapat menonaktifkan fitur unmute bagi para hadirin jika dirasa hanya Anda yang perlu untuk berbicara.

8. Matikan Anotasi

Untuk menghindari anotasi yang tidak diinginkan, Zoom memungkinkan Anda sebagai host dari sebuah meeting untuk mematikan tombol anotasi yang dapat diakses oleh hadirin Anda. Anda bisa mematikan fitur tersebut selama meeting berlangsung, atau hanya pada waktu-waktu tertentu.

9. Tentukan Co-Host

Anda dapat menjadikan salah satu hadirin yang terpercaya sebagai Co-Host Anda. Co-Host memiliki akses dan control yang sama dengan Anda. 

10. Keluarkan Hadirin yang Tidak Berkepentingan

Jika Anda mengikuti langkah-langkah diatas dengan baik, seharusnya tidak ada hadirin yang tidak berkepentingan di meeting Anda. Akan tetapi, jika Anda memang harus mengeluarkan hadirin dari meeting Anda, Zoom akan dengan mudah membantu Anda.


By : Corporate Recruitment PT. Summarecon Agung, Tbk

References:

Zoom Video Communications. Inc.


Share this Post:

Related Posts: